Published on 24/01/2022 under News
Η Οργανωτική Ομάδα του Thessaly ‘22 - Regional Session of EYP Greece θα αποτελείται από επτά (7) άτομα, τα οποία προσυνεδριακά και ενδοσυνεδριακά θα καθοδηγούνται από τη Διοργανωτική Επιτροπή και θα συνεισφέρουν στην οργανωτική στελέχωση της δράσης. Μέσα από τη συμμετοχή τους στην Οργανωτική Ομάδα, τα μέλη θα γνωρίσουν εκ των έσω τη διαδικασία διοργάνωσης μιας συνδιάσκεψης, θα αναλάβουν διάφορα καθήκοντα, θα πειραματιστούν και θα αλληλεπιδράσουν μεταξύ τους. Προσωπική μας επίδιωξη είναι τα μέλη της Οργανωτικής Ομάδας να αποκομίσουν σημαντικές εμπειρίες και να απολαύσουν το ταξίδι τους δίπλα μας.
Κάθε μέλος της Οργανωτικής Ομάδας θα συμμετέχει προσυνεδριακά σε μια ομάδα και υποομάδα εργασίας (cluster & sub-cluster), ενώ ενδοσυνεδριακά θα αναλάβει και γενικότερα καθήκοντα του ρόλου.
Οι τρεις ομάδες εργασίες (clusters) είναι οι εξής:
Venues, Accommodation & Transport
Προσυνεδριακά τα μέλη της ομάδας υπό την καθοδήγηση της Διοργανωτικής Επιτροπής θα πραγματοποιήσουν έρευνα για τους χώρους διεξαγωγής της Συνδιάσκεψης και διαμονής των συμμετεχόντων, ενώ παράλληλα θα σχεδιάσουν το πλάνο μεταφορών και μετακινήσεων. Επιπλέον, η ομάδα θα μεριμνήσει για τη λειτουργικότητα των χώρων διεξαγωγής και διαμονής, αλλά και τη βιωσιμότητα του σχεδίου μεταφορών και μετακινήσεων. Ενδοσυνεδριακά, η ομάδα θα είναι κυρίως υπεύθυνη για την διεκπεραίωση των μεταφορών και μετακινήσεων, αλλά και την ομαλή επικοινωνία με τους χώρους που έχουν παραχωρηθεί.
Food & Material Management
Τα μέλη της ομάδας υπό την καθοδήγηση της Διοργανωτικής Επιτροπής θα φροντίσουν για την κάλυψη των διατροφικών αναγκών των συμμετεχόντων και την οργάνωση του υλικού.
Σε προσυνεδριακό στάδιο, θα συντάξουν διατροφικό πλάνο υψηλής ποιότητας για τους συμμετέχοντες και συγχρόνως θα συνεργαστούν με την υποομάδα του Fundraising με σκοπό την εξασφάλιση προσφορών και χορηγιών σε είδος. Κατά τη διάρκεια της Συνδιάσκεψης, θα είναι αρμόδιοι για την τήρηση του πλάνου και τη διανομή του φαγητού στα γεύματα και τα διαλείμματα.
Όσον αφορά το υλικό του συνεδρίου, τα μέλη της ομάδας θα προβούν σε εκτενή έρευνα αγοράς και θα συντάξουν κατάλογο αγορών με βάση τις ανάγκες της Συνδιάσκεψης. Ενδοσυνεδριακά, η ομάδα θα φροντίσει για τον ορθό διαχωρισμό του υλικού ανά τις ημέρες διεξαγωγής, τη διαχείριση και την καταγραφή αυτού.
Human Resources
Κύρια αρμοδιότητα της συγκεκριμένης ομάδας αποτελεί η επικοινωνία και η υποστήριξη των συμμετεχόντων στη Συνδιάσκεψη και η διάχυση πληροφορίας μεταξύ της Οργανωτικής Ομάδας. Υπό την καθοδήγηση της Διοργανωτικής Επιτροπής θα προγραμματίσει και προετοιμάσει την εγγραφή και τη συμμετοχή των μαθητών και των σχολείων, αλλά και θα μεριμνήσει για την επικοινωνία με τους καθηγητές. Συγχρόνως, θα συντάξει τις απαραίτητες φόρμες και λίστες, και θα αποστείλει το ενημερωτικό υλικό στα Λειτουργικά Στελέχη, τους Συνέδρους και τα σχολεία. Σε προσυνεδριακό και ενδοσυνεδριακό στάδιο θα μεριμνά για τις ανάγκες των συμμετεχόντων και θα απαντά σε ενδεχόμενους προβληματισμούς ή απορίες τους.
Οι τρεις υποομάδες εργασίες (sub-clusters) είναι οι εξής:
Fundraising & Public Relations
Τα μέλη της υποομάδας θα κληθούν με τη βοήθεια των Επικεφαλής Διοργάνωσης να εξασφαλίσουν πόρους, οι οποίοι θα προάγουν το όραμα του συνεδρίου. Η ομάδα θα προσεγγίσει και θα έρθει σε επαφή με πιθανούς χορηγούς, δημιουργώντας το κατάλληλο ενημερωτικό υλικό. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου θα βρίσκεται σε επικοινωνία με τους χορηγούς και θα τηρήσει τα συμφωνηθέντα ανταποδοτικά οφέλη.
Theme Implementation
Κύριος στόχος της υποομάδας είναι η εξασφάλιση ενσωμάτωσης του οράματος στη Συνδιάσκεψη και η κατάρτιση πλάνου για την προβολή της θεματικής. Τα μέλη θα συντελέσουν στη δημιουργία ενημερωτικού υλικού και θα αναλάβουν την εύρεση ομιλητών για τις επίσημες τελετές.
Safety & Welfare
Η υποομάδα θα φροντίσει για τη δημιουργία ενός ευχάριστου κλίματος στη Συνδιάσκεψη μέσω της μέριμνας για την ευεξία των συμμετεχόντων και της εποπτείας εφαρμογής και τήρησης των μέτρων κατά της πανδημίας COVID-19. Επιπλέον, η υποομάδα θα βρίσκεται σε στενή επικοινωνία και συνεργασία με τα μέλη του Safety Team, το National και το Event Safe Person.
Εάν η συμμετοχή στη διοργάνωση της Περιφερειακής Συνδιάσκεψης - Thessaly ‘22 είναι κάτι που σας ενδιαφέρει, τότε αναμένουμε να λάβουμε την αίτηση σας.
« back