Δημοσιεύτηκε στις 15/09/2022 στην κατηγορία Νέα

Vision για την Organising Team || 45η ΕΣΕ

Εισαγωγικό σημείωμα

Αγαπητά μέλη και φίλ@ του ΕΚΝΕ,

Είμαστε ιδιαίτερα χαρούμενοι για το ενδιαφέρον σας να συμμετάσχετε στην Organising Team της 45ης Εθνικής Συνδιάσκεψης Επιλογής του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Νέων Ελλάδος. Η Δράση θα λάβει χώρα την άνοιξη του 2023 (6-10 Απριλίου) στην πόλη της Αθήνας. Θα παρευρεθούν σε αυτή Λειτουργικά Στελέχη από χώρες όλης της Ευρώπης καθώς και Σύνεδροι από την Αττική και την ευρύτερη περιοχή της κεντρικής Ελλάδας, συγκεντρώνοντας συνολικά περισσότερους από 250 συμμετέχοντες. Η 45η Εθνική Συνδιάσκεψη Επιλογής θα πραγματοποιηθεί υπό την εξής θεματική:

                                                                                                              

"(O) Άνεμος (της) Αλλαγής - Νεανικές Πρωτοβουλίες για την Ανάπτυξη Περιβαλλοντικής Συνείδησης: Ενδυναμώνοντας την ενεργό συμμετοχή των νέων στην περιβαλλοντική πολιτική" / “Wind of Change – Youth Initiatives in Εnvironmental Consciousness: Empowering the active participation of the youth in environmental policy”

Ως Διοργανωτική Επιτροπή της Συνδιάσκεψης (ΔΕΣ), για την επίτευξη της εδραίωσης της θεματικής του Συνεδρίου, σκοπεύουμε να χαράξουμε μια πορεία η οποία πρόκειται να συμβάλλει στην ανάπτυξη της περιβαλλοντικής συνείδησης. Θα επιχειρήσουμε να ρυθμίσουμε τους βασικούς άξονες του Συνεδρίου μας γύρω από την οικολογική συνείδηση με διάφορες πρακτικές, ενώ σκοπεύουμε να συμπεριλάβουμε όσο το δυνατόν περισσότερες από τις ιδέες της ομάδας μας στην εφαρμογή της θεματικής αυτής.

                                                                                                                                  

Η επιτυχής διοργάνωση ενός Συνεδρίου αποτελεί μια διαδικασία που προϋποθέτει πλήρη αφοσίωση, ορθή και αποτελεσματική επικοινωνία και έναν ισορροπημένο καταμερισμό αρμοδιοτήτων μεταξύ των μελών της Οργανωτικής Ομάδας και της Διοργανωτικής Επιτροπής. Αυτά τα τρία χαρακτηριστικά αποτελούν για εμάς τους τρεις κεντρικούς πυλώνες πάνω στους οποίους σκοπεύουμε να χτίσουμε το όραμα μας για την Οργανωτική Ομάδα της 45ης ΕΣΕ.

                                                                                                                         

Η Organising Team

Η Οργανωτική Ομάδα της 45ης ΕΣΕ θα αποτελείται από 22 άτομα, μεταξύ των οποίων 3 μέλη ΔΕΣ, 4 Core-Organisers και 15 Organisers. Ως Διοργανωτική Επιτροπή της Συνδιάσκεψης (ΔΕΣ) θεωρούμε ότι μια ομάδα αυτής της έκτασης είναι ιδανική, ειδικά όσον αφορά στην διατήρηση μιας ισορροπημένης κατανομής των καθηκόντων χωρίς να παρεμποδίζεται ο ομαλός τρόπος επικοινωνίας που θέλουμε να επιτευχθεί. Είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι η ομάδα θα απαρτίζεται από έμπειρα καθώς και  από νεότερα στον κόσμο του ΕΚΝΕ άτομα.

                                                                                                                                               

Βασικός στόχος μας είναι η επίτευξη της ανεξαρτητοποίησης και αυτονομίας των μελών της Οργανωτικής Ομάδας, βασισμένη σε ένα περιβάλλον το οποίο έχει χτιστεί με κύριο θεμέλιο την σωστή και αποδοτική επικοινωνία. Κατ’ εμάς, είναι ζωτικής σημασίας η δημιουργία ενος διαφανούς διαύλου επικοινωνίας από ένα νωρίτερο στάδιο, με αποτέλεσμα την δημιουργία μιας Οργανωτικής Ομάδας η οποία θεωρείται ήδη αρκετά δεμένη και λειτουργική κατα την διάρκεια του Συνεδρίου. Ακόμη, είναι σημαντικό να τονίσουμε ότι θα θέλαμε κατα την διάρκεια των εργασιών της Ομάδας, παρά τον επαγγελματισμό, να διατηρείται πάντοτε ένα ανάλαφρο και φιλικό κλίμα ανάμεσα στα μέλη της. 
                                                                                                                     

Αναφορικά με την Core-Organising Team, αυτή θα διατηρεί μια σχέση mentor-mentee με τους Organisers, η οποία θα βασίζεται στον θεσμό της ειλικρίνειας και της εμπιστοσύνης. Οι Core-Organisers θα αποτελέσουν ένα μέσο καθοδήγησης και μεταλαμπάδευσης οργανωτικών γνώσεων στα υπόλοιπα μέλη της Ομάδας,  καθώς θα αποτελούν δευτερεύον σώμα συντονισμού όσον αφορά τις ομάδες αρμοδιοτήτων (clusters). Τα cluster τα οποία θα λειτουργήσουν στο πλαίσιο της Οργανωτικής Ομάδας της 45ης ΕΣΕ παρουσιάζονται στον παρακάτω πίνακα:

                                                                                           

Cluster	Ενδεικτική περιγραφή
Delegates, Teachers & Officials’ Support	Αναφορικά με την προσυνεδριακή προετοιμασία, κύρια μελήματα της συγκεκριμένης ομάδας εργασίας είναι η σύνταξη και αποστολή του απαραίτητου ενημερωτικού υλικού, η δημιουργία φορμών με σκοπό τη συλλογή πληροφοριών, η κατανομή των Συνέδρων στις επιτροπές, όπως επίσης η επικοινωνία και η παροχή βοήθειας προς τους συμμετέχοντες. Ενδοσυνεδριακά, στις αρμοδιότητες της ομάδας εμπίπτει η παροχή πληροφοριών, η καταγραφή των αναγκών των συμμετεχόντων και η συμμετοχή στη διαδικασία εγγραφής.
Venues, Accommodation & Transfer Management	Τους μήνες προετοιμασίας του Συνεδρίου, οι κύριες αρμοδιότητες της ομάδας θα είναι η αναζήτηση και επικοινωνία με χώρους στους οποίους θα δραστηριοποιηθούμε κατά την Συνδιάσκεψη, η εύρεση του κατάλληλου καταλύματος για τις ανάγκες της δράσης καθώς και η εξασφάλιση ενός αποδοτικού τρόπου για τη μεταφορά των συμμετεχόντων. Κατά τη διεξαγωγή του Συνεδρίου, η ομάδα εργασίας μας είναι υπεύθυνη για την επίβλεψη των μετακινήσεων, την μεταφορά του υλικού και την προετοιμασία του εκάστοτε χώρου πριν την έναρξη της ημέρας.
Food & Material Management	Προσυνεδριακά, κύριες δραστηριότητες της ομάδας είναι η επικοινωνία με χορηγούς και η σύναψη συμφωνιών με αυτούς, η δημιουργία ενός διατροφικού πλάνου για όλες τις ημέρες της Συνδιάσκεψης που να ανταποκρίνεται στις διατροφικές ανάγκες των συμμετεχόντων, καθώς και η καταμέτρηση και η τυχόν ενίσχυση του υπάρχοντος υλικού. Κατά την διάρκεια του Συνεδρίου, κύριες αρμοδιότητες της ομάδας είναι η υπεύθυνη διεξαγωγή των coffee breaks, lunches και dinners για τους συμμετέχοντες και ο ορθολογικός διαμοιρασμός του υλικού στις διάφορες ομάδες του Συνεδρίου με βάση τις ανάγκες τους.
Fundraising	Το πορτφόλιο του Fundraising έχει τον πρωταρχικό ρόλο στην επίτευξη της οικονομικής βιωσιμότητας του Συνεδρίου, αλλά και την δημιουργία μακροχρόνιων χορηγικών σχέσεων με το ΕΚΝΕ. Βασικός ρόλος του είναι η εύρεση και η επικοινωνία με πιθανούς χορηγούς, οι οποίοι διατίθενται να συμβάλλουν στην επίτευξη του οράματος μας, είτε μέσω χρηματικών χορηγιών ή/και χορηγιών σε είδος.

                                                                                                        

Κάθε μέλος της Οργανωτικής Ομάδας θα κληθεί να συμμετέχει σε ένα από τα τρία πρώτα cluster [καθώς κρίνεται ιδιαίτερα σημαντική η συμμετοχή όλων των Organisers στην Ανεύρεση Πόρων (Fundraising)], με την κατανομή των μελών σε αυτά να γίνεται μεταγενέστερα - ανάλογα με την προτίμηση τους και τις ανάγκες του Συνεδρίου. Ακόμη, θα λειτουργήσουν και τρεις Δευτερεύουσες Ομάδες Εργασίας (sub-clusters), οι οποίες είναι:

              

Subcluster	Ενδεικτική περιγραφή
Public Relations & Theme Implementation	Κύρια μέριμνα αυτής της υποομάδας αποτελεί η διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης και η προώθηση πιθανών χορηγών σε αυτές, η εύρεση και επικοινωνία με experts, καθώς και η έρευνα και επιλογή τρόπων ενσωμάτωσης της θεματικής κατά τις διάφορες δράσεις της Συνδιάσκεψης (σε συνεργασία με την υποομάδα των Social Events).
Social Events	Η υποομάδα αυτή θα είναι υπεύθυνη για την διοργάνωση ψυχαγωγικών εκδηλώσεων για τα Λειτουργικά Στελέχη. Κύριες υπευθυνότητες αποτελούν η ενσωμάτωση της θεματικής του Συνεδρίου, η εύρεση του χώρου διεξαγωγής των εκδηλώσεων, καθώς και η επιλογή της φύσης των δραστηριοτήτων που θα συμπεριλαμβάνονται σε αυτές.
Visual Identity	Αποτελεί την υποομάδα η οποία θα είναι υπεύθυνη για την διατήρηση της οπτικής ταυτότητας του Συνεδρίου. Θα αναλάβει, δηλαδή, την έρευνα αγοράς και, μετέπειτα, την επιλογή του είδους των προϊόντων εκπροσώπησης της θεματικής (session merch) και τους φορείς παραγωγής αυτών των προϊόντων.

                                                                                                      

Τέλος, κατά τη διάρκεια του Ιανουαρίου του 2023 θα πραγματοποιηθεί ένα προσυνεδριακό Teambuilding & Training Day για την Οργανωτική Ομάδα, στην περιοχή της Αθήνας. Μέσω αυτής της δράσης, σκοπεύουμε να δώσουμε βάση στην δόμηση της ομάδας φέρνοντας τα μέλη της πιο κοντά, δημιουργώντας στενούς δεσμούς μεταξύ αυτών. Δεύτερον, θα δοθεί ιδιαίτερη έμφαση και στον εκπαιδευτικό χαρακτήρα της δράσης μέσω διαδραστικών σεμιναρίων ώστε να πραγματοποιηθεί μια αποτελεσματική εξοικείωση των Organisers’ με τον ρόλο τους και τις υπευθυνότητες που θα κληθούν να αναλάβουν κατα την διάρκεια του Συνεδρίου.

                                                                                                                         

Closing Remarks

Έχοντας οραματιστεί την Διοργάνωση μιας δράσης στην οποία κάθε συμμετέχοντας θα μπορεί να εξελίσσεται διαρκώς σε προσωπικό αλλά και εργασιακό επίπεδο, θέλουμε κάθε μέλος της Οργανωτικής Ομάδας της 45ης ΕΣΕ να μπορεί να πειραματίζεται και να εκφράζεται ελεύθερα. Για εμάς, στο τέλος της 45ης ΕΣΕ είναι πολύ σημαντικό κάθε Organiser να έχει αποκομίσει νέες γνώσεις οι οποίες θα του φανούν χρήσιμες σε μελλοντικές εμπειρίες αλλά και στην γενικότερη αυτοβελτίωση του.
                                                                                                                     
Ελπίζουμε το όραμα μας να αποτελεί ένδειξη του ενθουσιασμού αλλά και της αφοσίωσης που σκοπεύουμε να αφιερώσουμε στην δημιουργία μιας Ομάδας με ισχυρές ανθρώπινες σχέσεις η οποία θα συμβάλλει τα μέγιστα στην επιτυχή Διοργάνωση της 45ης ΕΣΕ. Αν οι ιδέες μας σας εμπνέουν και θεωρείτε ότι η συμμετοχή σας θα συνεισφέρει θετικά σε αυτή την δράση, ανυπομονούμε να διαβάσουμε τις αιτήσεις σας και να σας καλωσορίσουμε στην οικογένεια μας!

                                                                              

Με εκτίμηση,

Χρυσαλίνα Γουλή, Μάρω Καισαρίδη, Χρήστος Κυπραίος, Βρεττός Σφήκας

Core-Organising Team
                                                                                                          

Γιώργος Βάγιας, Σπυριδούλα-Ίρις Βασιλακοπούλου, Cayvenne Joseph Carag
Διοργανωτική Επιτροπή Συνεδρίου

« επιστροφή