Η Οργανωτική Ομάδα της 45ης ΕΣΕ θα αποτελείται από 22 άτομα, μεταξύ των οποίων 3 μέλη ΔΕΣ, 3-4 Core Organisers και 15-16 Organisers. Ως Διοργανωτική Επιτροπή της Συνδιάσκεψης, ο σχηματισμός της Core Organising Team αποτελεί για εμάς μια σημαντική προϋπόθεση για την επίτευξη μιας επιτυχής και ευχάριστης διοργάνωσης μιας Εθνικής Συνδιάσκεψης Eπιλογής. Η Core Organising Team θα διατηρεί μια σχέση mentor-mentee με τους Organisers, η οποία θα βασίζεται στον θεσμό της ειλικρίνειας και της εμπιστοσύνης.
Τα μέλη της Core Organising Team είναι απαραίτητο να έχουν προηγούμενη εμπειρία στον κόσμο της Οργανωτικής Ομάδας του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Νέων Ελλάδος, καθώς επιθυμούμε να κατέχουν τα κατάλληλα εφόδια για να μπορέσουν να αποτελέσουν και αυτοί ένα μέσο καθοδήγησης και μεταλαμπάδευσης οργανωτικών γνώσεων στα υπόλοιπα μέλη της Ομάδας. Τα άτομα αυτά θα δουλεύουν σε στενή και συνεχή συνεργασία με τα μέλη της ΔΕΣ, με τους ρόλους και τις αρμοδιότητες που θα πρέπει να αναλάβουν να είναι εξίσου σημαντικές και απαιτητικές για την δράση την οποία σκοπεύουμε να δημιουργήσουμε.
Η ΔΕΣ θα έχει την ολοκληρωτική ευθύνη για την εποπτεία και τον συντονισμό των επιμέρους εργασιών, στα πλαίσια πάντα της γενικής διοργάνωσης, ενώ κάθε μέλος της Core Organising Team θα έχει διακριτές αρμοδιότητες ανάλογες με τον τομέα που θα έχει αναλάβει. Εδώ πρέπει να σημειωθεί ότι τα μέλη της Core Organising Team, ειδικά στα πρόωρα στάδια της διοργάνωσης, θα κληθούν επίσης να αναλάβουν και ευθύνες αλλά και ζητήματα γενικότερου ενδιαφέροντος. Τέλος, κάθε μέλος της Core Organising Team θα είναι ενήμερο και για ζητήματα εκτός της ομάδας αρμοδιοτήτων του, ώστε η Οργανωτική Ομάδα να λειτουργεί και να επικοινωνεί αρμονικά.
Η Core Organising Team θα αποτελεί δευτερεύον σώμα συντονισμού όσον αφορά τις ομάδες αρμοδιοτήτων (clusters), οι οποίες είναι οι εξής:
Οι ομάδες αρμοδιοτήτων και οι αντίστοιχοι ρόλοι που θα έχει το κάθε μέλος της Core
Organising Team σε αυτές αναλύονται παρακάτω.
Delegates, Teachers & Officials’ Support
Υπεύθυνο μέλος ΔΕΣ: Γιώργος Βάγιας
Οι αρμοδιότητες που θα κληθεί να αναλάβει το μέλος της Core Organising Team που θα είναι υπεύθυνο για το συγκεκριμένο cluster αφορούν κυρίως το συντονισμό της ομάδας (σε συνεργασία με το αρμόδιο μέλος ΔΕΣ) με στόχο την ενημέρωση, επικοινωνία, αλλά και τη διευκόλυνση της συμμετοχής στη Συνδιάσκεψη τόσο των Λειτουργικών Στελεχών (Officials) όσο και των Συνέδρων (Delegates) και των καθηγητών τους. Ειδικότερα:
- Officials’ Support
Κατά τη διάρκεια της προσυνεδριακής περιόδου, κύρια μελήματα τ@ Core-Organiser της Ομάδας Εργασίας θα είναι η καθοδήγηση των μελών του cluster και η συμμετοχή στην δημιουργία των απαραίτητων φορμών/λιστών για την συλλογή και παροχή πληροφοριών από και προς τα Λειτουργικά Στελέχη, τη συγγραφή των απαραίτητων Calls, καθώς και την επικοινωνία ή παροχή βοήθειας προς τα υπόλοιπα Λειτουργικά Στελέχη. Ακόμα, θα συνταχθεί και θα αποσταλεί το απαραίτητο ενημερωτικό υλικό (με τη μορφή booklets, σε συνεργασία και με τις υπόλοιπες ομάδες εργασίας), ενώ το μέλος της Core Organising Team θα έχει σημαντικό ρόλο στο συντονισμό και τη διάχυση πληροφοριών εντός της Οργανωτικής Ομάδας (τόσο πριν όσο και κατά τη διάρκεια της Συνδιάσκεψης).
Ενδοσυνεδριακά, σημαντική θα είναι η συμμετοχή τ@ Core-Organiser του Delegates, Teachers & Officials’ Support στην υποδοχή, τη διαδικασία εγγραφής, την παροχή πληροφοριών, αλλά και την καταγραφή των αναγκών των Λειτουργικών Στελεχών.
- Delegates & Teachers’ Support
Πριν την 45η Εθνική Συνδιάσκεψη Επιλογής, το μέλος της Core Organising Team υπεύθυνο για τη συγκεκριμένη Ομάδα Εργασίας θα συμμετέχει ενεργά στον προγραμματισμό και το
συντονισμό της εγγραφής και της συμμετοχής των μαθητών και των σχολείων, αλλά και θα μεριμνήσει για την επικοινωνία με τους καθηγητές. Ακόμη, θα συμβάλλει στη δημιουργία και την αποστολή τόσο του ενημερωτικού υλικού όσο και των απαραίτητων φορμών στους Συνέδρους.
Κατά τη διάρκεια της συνδιάσκεψης, κύριες αρμοδιότητες τ@ Core-Organiser θα είναι ο
σχεδιασμός των διαδικασιών υποδοχής και εγγραφής των Συνέδρων και των Καθηγητών τους, η παροχή των απαραίτητων πληροφοριών σε αυτούς, καθώς και η επίλυση αποριών ή/και προβληματισμών που ενδέχεται να προκύψουν.
Venues, Accommodation & Transfer Management
Υπεύθυνο μέλος ΔΕΣ: Σπυριδούλα-Ίρις Βασιλακοπούλου
Tο εκάστοτε μέλος της Core Organising Team υπεύθυνο για το cluster των Venues, Accommodation & Transfer Management θα κληθεί να διαχειριστεί, σε συνεργασία με το υπεύθυνο μέλος ΔΕΣ, τα επιμέρους tasks μαζί με τα μέλη της οργανωτικής ομάδας, διανέμοντας ορισμένες αρμοδιότητες όπως αυτό κρίνει σκόπιμο. Ο διαχωρισμός των εργασιών θα γίνει ως εξής:
- Venues & Transfer Management
Στην παρούσα υποομάδα, το υπεύθυνο μέλος της Core Organising Team θα έχει ως κύριο πορτφόλιο την έρευνα, αξιολόγηση, και προτεραιοποίηση πιθανών χώρων διεξαγωγής της Συνδιάσκεψης. Θα κληθεί να επικοινωνήσει με υπεύθυνους χώρων με σκοπό την αποστολή προσφορών για ενοικίαση χώρων ή και να ερευνήσει το ενδεχόμενο δωρεάν παραχώρησης. Ταυτόχρονα, αλληλένδετη είναι και η διαχείριση των μεταφορών, πρωταρχικά των συμμετεχόντων, και έπειτα του υλικού της Συνδιάσκεψης. Το υπεύθυνο μέλος της Core Organising Team θα είναι υπεύθυνο για την εύρεση ταξιδιωτικών γραφείων και εταιρειών μίσθωσης λεωφορείων με τα οποία θα μπορούσαμε πιθανώς να συνεργαστούμε για την κάλυψη των αναγκών της Συνδιάσκεψης, καθώς και για την επιμέρους επικοινωνία με αυτά κατά την διάρκεια της Δράσης.
- Accommodation Management
Στην υποομάδα αυτή, το εκάστοτε υπεύθυνο μέλος της Core Organising Team, σε στενή συνεργασία με το υπεύθυνο μέλος ΔΕΣ, θα πραγματοποιήσει έρευνα, αξιολόγηση και τέλος, επιλογή των καταλυμάτων που θα διαμείνουν τα Λειτουργικά Στελέχη καθώς και οι Συνέδροι που διαμένουν εκτός Αττικής. Θα αποτελεί σημαντικό “συνδετικό κρίκο” για την εύρυθμη και αρμονική επικοινωνία με τους εκάστοτε υπεύθυνους καταλυμάτων, καθώς και για διαδικασίες όπως το check-in και την κατανομή των συμμετεχόντων στα δωμάτια τους.
Food & Material Management
Υπεύθυνο μέλος ΔΕΣ: Cayvenne Joseph Carag
Ο κύριος ρόλος που θα αναλάβει το μέλος της Core Organising Team του Food & Material Management είναι αυτός του δευτερεύοντα καθοδηγητή αυτής της ομάδας εργασίας. Οι αρμοδιότητες που θα κληθεί να αναλάβει θα είναι πάντοτε σε συνεργασία και υπο την εποπτεία του ανάλογου μέλους ΔΕΣ και θα είναι χωρισμένες σε δύο κατηγορίες:
- Food Management
Όσον αφορά την προσυνεδριακή προετοιμασία, κύριες αρμοδιότητες θα αποτελούν η επιμέλεια των πλάνων διατροφής αλλά και η ανάλογη ανεύρεση και κατοχύρωση πιθανών συνεργασιών και χορηγιών σε είδος (σε συνεργασία με το υπόλοιπο της οργανωτικής ομάδας). Κατα την διάρκεια κρούσης σε πιθανούς χορηγούς, το μέλος της Core Organising Team θα συμβάλλει και στον εμπλουτισμό της χορηγικής λίστας, αλλά και θα είναι υπεύθυνο για τις πρωταρχικές επικοινωνίες για ένα κομμάτι αυτής της λίστας. Επιπλέον, θα κληθεί να συντελέσει στην εύρεση κάποιου φορέα ο οποίος θα συλλέγει τις εναπομείνασες μερίδες φαγητού κατα την διάρκεια του συνεδρίου. Μετέπειτα, αφού οι χορηγίες σε είδος έχουν οριστικοποιηθεί, το μέλος θα κληθεί να συντελέσει στην δημιουργία του διατροφικού πλάνου το οποίο αποτελείται από τα Coffee Breaks, το μεσημεριανό, το βραδινό -και ενδεχομένως το πρωινό- ενος συμμετέχοντα.
Ενδοσυνεδριακά, το μέλος θα είναι υπεύθυνο για την οργάνωση, την συλλογή, την φύλαξη και την διατήρηση του φαγητού που θα παρέχεται από την δράση. Στο τέλος κάθε συνεδριακής μέρας θα φροντίζει για την καταμέτρηση των επιπλέον μερίδων καθώς και την επικοινωνία με τον εξωτερικό φορέα ο οποίος θα τις συλλέγει. Παράλληλα, θα συντονίζει και θα φροντίζει για το στήσιμο του ανάλογου Coffee Break, Lunch Break κλπ. με την βοήθεια της υπόλοιπης Οργανωτικής Ομάδας.
- Material Management
Η κύρια υπευθυνότητα που θα αναλάβει αυτό το άτομο προσυνεδριακά είναι η οργάνωση του απαραίτητου υλικού για την δράση. Επιπλέον, θα κληθεί να συμβάλλει στην καταμέτρηση και την καταγραφή του υπάρχοντος υλικού από προηγούμενες συνδιασκέψεις και στην ανάλογη έρευνα αγοράς και τη συνακόλουθη αγορά του απαραίτητου επιπλέον υλικού. Παράλληλα, μέριμνα του θα είναι και ο ανάλογος διαχωρισμός του υλικού ανά τις ημέρες της δράσης και η μεταφορά αυτού στους χώρους διεξαγωγής, αλλα και ενδοσυνεδριακά η καθημερινή διαχείριση και καταγραφή αυτού.