Δημοσιεύτηκε στις 11/08/2020 στην κατηγορία Νέα
Σε μία διαδικασία επαναφοράς του θεσμού των International Forum στο ΕΚΝΕ και έπειτα από την παρακαταθήκη που άφησε το πρώτο Thessaloniki International Forum, ξεκινάει μία διαδικασία αναβίωσης μιας τέτοιας δράσης στην περιοχή της Θεσσαλονίκης. Έχοντας, λοιπόν, ως στόχο την ενίσχυση του ανθρώπινου δυναμικού του ΕΚΝΕ, την μεταβίβαση εμπειριών και τεχνογνωσίας, αλλά και την δημιουργία ενός ποιοτικού φόρουμ, καλωσορίζουμε ξανά τον θεσμό της Core Team στα πλαίσια του Thessaloniki International Forum 2021 (TIF ‘21), που θα πραγματοποιηθεί τον Αύγουστο του 2021 σε περιοχές της Χαλκιδικής και της Θεσσαλονίκης.
Η ομάδα
Η Core Team θα αποτελείται από έξι (6) άτομα τα οποία θα δουλεύουν σε στενή και συνεχή συνεργασία με τα μέλη της ΔΕΣ, ενώ οι ρόλοι και ευθύνες που θα αναλάβουν είναι απαιτητικοί και αντίστοιχα απαραίτητοι για την διοργάνωση που οραματιζόμαστε. Οι Head-Organisers θα έχουν την ολοκληρωτική ευθύνη για την εποπτεία και τον συντονισμό των επιμέρους εργασιών, στα πλαίσια πάντα της γενικής διοργάνωσης, ενώ κάθε μέλος της ομάδας θα έχει διακριτές αρμοδιότητες ανάλογες με τον τομέα που έχει αναλάβει. Ωστόσο ιδιαίτερα στα πρώτα στάδια της διοργάνωσης θα υπάρχει εμπλοκή των μελών σε ζητήματα γενικότερου ενδιαφέροντος. Τέλος, κάθε μέλος της Core Team θα είναι ενήμερο για ζητήματα εκτός του τομέα ενασχόλησης του, ώστε να μπορεί ομάδα να λειτουργεί ως ένα αρμονικό σύνολο.
Ενδοσυνεδριακά, οι αρμοδιότητες της Core Team θα εξισωθούν με των υπόλοιπων οργανωτών και ο καταμερισμός των εργασιών θα γίνει ισάξια ώστε να επιτευχθεί βέλτιστη διεκπεραίωση των αρμοδιοτήτων. Οι τομείς ενασχόλησης των μελών της Core Team προσυνεδριακά παρουσιάζονται παρακάτω.
Officials’ & Delegates’ Support:
Ο πάρον ρόλος θα ασχοληθεί με τη σύνταξη διαφόρων λιστών για τη συνεχή ενημέρωση και την παροχή πληροφοριών από και προς τους Officials του συνεδρίου. Επίσης θα βοηθήσει στον σχεδιασμό της υποδοχής και της μετακίνησης των Officials, καθώς και στο συντονισμό των αναγκών των διαφόρων ομάδων του συνεδρίου, τόσο προσυνεδριακά όσο και κατά τη διάρκεια του συνεδρίου. Όσον αφορά τους Delegates, αρμοδιότητα του ατόμου αυτού θα είναι η κατασκευή των αντίστοιχων λιστών για τους συμμετέχοντες του συνεδρίου καθώς και η προσυνεδριακή επικοινωνία μαζί τους. Ταυτόχρονα θα βοηθήσει στην κατάρτιση πλάνου για την διαχείριση των αφίξεων, της κατάλληλης υποδοχής και της διαμονής αυτών. Τέλος, σημαντικό κομμάτι των αρμοδιοτήτων του μέλους αυτού αποτελεί η ενημέρωση των ξένων και ελλήνων Officials και Delegates για τους περιορισμούς και τους κανόνες ασφαλείας που εφαρμόζονται στην χώρα μας.
Fundraising:
Το άτομο το οποίο θα είναι αρμόδιο για αυτή τη θέση θα συμβάλει προσυνεδριακά στον εμπλουτισμό της λίστας των πιθανών χορηγών με εταιρείες και καταστήματα που συνάδουν με το όραμα του συνεδρίου και την θεματική αυτού. Θα συντάσσει και θα αποστέλλει, πάντα σε συνεργασία με την Διοργανωτική Επιτροπή του Συνεδρίου, χορηγικά αιτήματα και θα έρχεται σε επικοινωνία με πιθανούς χορηγούς. Επίσης η κατάλληλη διαμόρφωση του εκάστοτε χορηγικού αιτήματος ώστε η δράση να παρουσιάζεται θελκτική προς την υπό προσέγγιση επιχείρηση εμπίπτει στις υποχρεώσεις του. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου θα βοηθάει στη διαχείριση των χορηγιών που έχουμε λάβει καθώς επίσης και στην υποστήριξη και επικοινωνία με τυχόν εκπροσώπους χορηγών που θα παρευρίσκονται σε επίσημες εκδηλώσεις. Επισης θα έχει επίγνωση της οικονομικής ευχέρειας και κατάστασης του συνεδρίου έτσι ώστε να συνεργάζεται με άλλους τομείς και να τους ενημερώνει σε συνεννόηση πάντα με την ΔΕΣ.
Logistics & Material:
Το αρμόδιο άτομο θα συμβάλει στην οργάνωση του απαραίτητου υλικού για το συνέδριο. Συγκεκριμένα, θα είναι υπεύθυνο για την καταγραφή του ήδη υπάρχοντος υλικού του σωματείου από προηγούμενες δράσεις και μεταφορά αυτού στον χώρο διεξαγωγής του φόρουμ. Παράλληλα θα συμμετέχει στην πραγματοποίηση έρευνας αγοράς και τη συνακόλουθη αγορά του απαραίτητου επιπλέον υλικού. Ταυτόχρονα, αρμοδιότητά του θα είναι και ο ανάλογος διαχωρισμός του υλικού ανά τις ημέρες της δράσης και ενδοσυνεδριακά η καθημερινή διαχείριση και καταγραφή αυτού.
Transport & Venues:
Κύριες αρμοδιότητες αποτελούν το πλάνο μετακινήσεων για το οποίο θα δημιουργηθεί χάρτης ώστε να λειτουργεί βοηθητικά τόσο για το μέλος που θα αναλάβει αυτή την αρμοδιότητα καθώς και για τα υπόλοιπα μέλη που θα απαρτίζουν τη Oργανωτική Ομάδα. Επιπλέον αρμοδιότητα του τομέα είναι η συμβολή στην έρευνα των χώρων καθώς και στον επικείμενο έλεγχο πως οι χώροι πληρούν τις προϋποθέσεις για να χρησιμοποιηθούν για τις ανάγκες του Συνεδρίου. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί από το παρόν μέλος κατά την προσυνεδριακή έρευνα για τις εξελίξεις και τους περιορισμούς που εφαρμόζονται σε κλειστούς χώρους και μέσα μεταφοράς εξαιτίας του COVID-19, ώστε κάθε κανόνας αφαλείας να τηρηθεί από το φόρουμ και τους συνεργάτες του. Τέλος, κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, θα φροντίσει τη σωστή κατανομή των εργασιών στους χώρους που έχουν μας παραχωρηθεί, αλλά και για την ομαλή διεκπεραίωση των μεταφορών.
Food:
Προσυνεδριακά, αρμοδιότητά του μέλους θα είναι η επιμέλεια των πλάνων διατροφής και συνεργασία με τον τομέα του Fundraising για την κατοχύρωση πιθανών συνεργασιών και χορηγιών σε είδος. Μέχρι το χρονικό διάστημα κατά το οποίο θα γίνονται κρούσεις χορηγικές ουσιαστικά θα συμβάλει στον εμπλουτισμό αυτής της λίστας με σκοπό να υπάρχει ποικιλία και ποιότητα όσο και πληθώρα διατροφικών επιλογών. Εν συνεχεία, εφόσον οι χορηγίες σε είδος έχουν κατοχυρωθεί και οδεύουμε στην τελική ευθεία για τη διοργάνωση του TIF’21 το άτομο αυτό θα συμβάλλει στην δημιουργία του διατροφικού πλάνου του συνεδρίου. Η δημιουργία αυτού του πλάνου συμπεριλαμβάνει τόσο το μεσημεριανό και το βραδινό του εκάστοτε συμμετέχοντα, όσο και τα Coffee Breaks αλλά και τα -ενδεχομένως- πρωινά τους. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, το άτομο αυτό θα είναι υπεύθυνο τόσο για την φύλαξη και διατήρηση του φαγητού που παρέχεται στο συνέδριο, όσο και για την καταμέτρηση του στο τέλος της κάθε μέρας με σκοπό να συμπληρώνονται μερίδες ανά άτομο και να μην υπάρχει αλόγιστη κατανάλωση. Ταυτόχρονα με τη βοήθεια των υπόλοιπων Organisers θα φροντίζει να στήνεται και να σερβίρεται είτε το Lunch είτε το dinner ακριβώς όπως έχει προβλεφθεί προσυνεδριακά.
Technical Support:
Θα επιμεληθεί το Visual Identity καθώς επίσης και θέματα μορφοποίησης σε επίσημα έγγραφα, όπως το ενημερωτικό φυλλάδιο του συνεδρίου. Παράλληλα, θα μπορεί να συμβάλει στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης του forum, με στόχο την αποτελεσματικότερη προώθηση αυτού. Επιπρόσθετα, θα συμμετέχει στην δημιουργία μιας εφαρμογής (ή ιστοσελίδας, ανάλογα με τις ικανότητές του) για το φόρουμ που θα περιέχει το πρόγραμμα της δράσης, πληροφορίες για τους χώρους διεξαγωγής του φόρουμ αλλά και για την εξέλιξη αυτού. Πρόσβαση σε αυτή την εφαρμογή/ιστοσελίδα θα έχουν άμεσα οι συμμετέχοντες σκανάροντας ένα QR Code που θα βρίσκεται στο badge τους. Η δημιουργία των QR codes αποτελεί και αυτή υπευθυνότητα του παρόν τομέα. Τα παραπάνω θα διεκπεραιωθούν με βοήθεια από την ΔΕΣ, αλλά και από άτομα με αντίστοιχη εμπειρία.
Απαιτήσεις και Υποχρεώσεις
Η Core Team του TIF ‘21, θα αποτελείται από άτομα με επαρκή σωματειακή και οργανωτική εμπειρία ώστε να στελεγχωθεί ένα σύνολο ικανό να φέρει εις πέρας τις απαραίτητες προσυνεδριακές και ενδοσυνεδριακές αρμοδιότητες. Γι αυτό το λόγο, θεωρείται προϋπόθεση τα μέλη να έχουν ξαναυπάρξει σε οργανωτική ομάδα εντός του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου Νέων (ΕΚΝ). Ωστόσο, ισάξια σημαντικό είναι κάθε εν δυνάμει μέλος να διαθέτει όρεξη, υπευθυνότητα και αφοσίωση απέναντι στην διεκπεραίωση της δράσης. Ακόμα, θα εκτιμηθεί οποιαδήποτε εμπειρία η γνώση σχετική με το αντικείμενο των προαναφερθέντων τομέων που προέρχεται από δράσεις εντός ή εκτός του ΕΚΝ.
Ο ρόλος του Core Organiser αποτελεί σημαντικό κομμάτι του Διεθνούς Φόρουμ που οραματιζόμαστε και οι υποχρεώσεις της ομάδας θα είναι κατανεμημένες χρονικά και ανά τομέα ώστε να μην επιβαρυνθεί κάποιο μέλος σε υπερβολικό βαθμό. Ωστόσο, είναι σημαντικό τα άτομα που θα αποτελέσουν την Core Team να έχουν διαθέσιμο χρόνο ώστε να μπορούν να ανταπεξέλθουν στις αρμοδιότητές τους, που θα ξεκινήσουν από την στιγμή ένταξής τους στην ομάδα. Η επικοινωνία με τα μέλη της ΔΕΣ αλλά και τους υπόλοιπους διοργανωτές θα είναι συχνή και θεωρείται σημαντικό η ΔΕΣ να μπορεί να βασιστεί στα μέλη της ομάδας ώστε να τηρηθούν χρονοδιαγράμματα και deadlines. Ακόμα, η φυσική παρουσία των μελών στα τρία (3) καθορισμένα Training που θα πραγματοποιηθούν σε Θεσσαλονίκη και Χαλκιδική κρίνεται σημαντική αν όχι απαραίτητη. Το πρώτο Training θα διεξαχθεί τον μήνα Σεπτέμβριο έπειτα από επικοινωνία με την ομάδα για την εύρεση της βέλτιστης ημερομηνίας.
Η υπόσχεσή μας προς εσάς…
Δικό μας στόχο και δέσμευση απέναντι στην core-team αποτελεί η μύηση των ατόμων αυτών στον κόσμο του ΕΚΝΕ και στις διαδικασίες διοργάνωσης μίας δράσης διεθνούς βεληνεκούς. Θέλουμε να δώσουμε την ευκαιρία τόσο σε νεότερα μέλη όσο και σε πιο έμπειρα να κυνηγήσουν προσωπικές φιλοδοξίες και να δημιουργήσουν στα πλαίσια μιας ομάδας που λειτουργεί σε μία ζώνη ισορροπίας διασκέδασης και παραγωγικής εργασίας. Προσδοκούμε να συμβάλουμε όλοι στο όραμα που εμείς ονομάσαμε TIF ‘21 και η διεκπεραίωση του να αποτελέσει προσωπικό στοίχημα όλων μας. Τέλος ελπίζουμε η πληρέστερη κατανόηση της διαδικασίας οργάνωσης μιας δράσης να οδηγήσει στη μελλοντική ανάληψη πρωτοβουλιών στα πλαίσια του σωματείου από τα μέλη της Core Team ώστε να συνεχιστεί η μετάδοση εμπειριών και γνώσεων που έχουμε όλοι βιώσει και ονομάζουμε “EYP spirit”.
Αναμένουμε να διαβάσουμε τις αιτήσεις σας και να ξεκινήσουμε μαζί το “reboot” του Thessaloniki International Forum.
Με εκτίμηση,
Κοϊμτζόγλου Μαρία, Κουκοβίνος Κωνσταντίνος, Κωνσταντάρας Δημήτρης
Διοργανωτική Επιτροπή Συνεδρίου
« επιστροφή