Vision for the Organising Team | TIF '21 (EΛ)

Published on 01/06/2021 under News

                                                                                                           

H Ομάδα

                                                                                                                  

H ​Οργανωτική Ομάδα θα αποτελείται από δεκαέξι (16) άτομα τα οποία θα δουλεύουν σε στενή και συνεχή συνεργασία με τα μέλη της Διοργανωτικής Επιτροπής του Συνεδρίου (ΔΕΣ), ενώ οι ρόλοι και ευθύνες που θα αναλάβουν είναι απαιτητικοί και αντίστοιχα απαραίτητοι για την διοργάνωση που οραματιζόμαστε. Η ΔΕΣ θα έχει την ολοκληρωτική ευθύνη για την εποπτεία και τον συντονισμό των επιμέρους εργασιών, στα πλαίσια πάντα της γενικής διοργάνωσης, ενώ κάθε μέλος της ομάδας θα έχει διακριτές αρμοδιότητες ανάλογες με τον τομέα που του έχει ανατεθεί. Ωστόσο ιδιαίτερα στα πρώτα στάδια της διοργάνωσης θα υπάρχει εμπλοκή των μελών σε ζητήματα γενικότερου ενδιαφέροντος. Τέλος, κάθε μέλος της Οργανωτικής Ομάδας θα είναι ενήμερο για ζητήματα-και ιδιαίτερα για το ζήτημα του COVID-19- εκτός του τομέα ενασχόλησης του, ώστε να μπορεί ομάδα να λειτουργεί ως ένα αρμονικό σύνολο. Οι ομάδες στις οποία μπορεί να ανήκει ένα μέλος της Οργανωτικής Ομάδας είναι τα εξής:

                                                                                                

Human Resources:

                                                                                              

Η ομάδα ασχολείται με την σύνταξη διαφόρων λιστών για τη συνεχή ενημέρωση και την παροχή πληροφοριών από και προς τα λειτουργικά στελέχη του συνεδρίου. Επίσης θα βοηθήσει στον σχεδιασμό της υποδοχής και της μετακίνησης των officials, καθώς και στο συντονισμό των αναγκών των διαφόρων ομάδων του συνεδρίου, τόσο προσυνεδριακά όσο και κατά τη διάρκεια του συνεδρίου. Όσον αφορά τους Σύνεδρους, αρμοδιότητα της ομάδας αυτής θα είναι η κατασκευή των αντίστοιχων λιστών για τους συμμετέχοντες του συνεδρίου καθώς και η προσυνεδριακή επικοινωνία μαζί τους. Ταυτόχρονα θα βοηθήσει στην κατάρτιση πλάνου για την διαχείριση των αφίξεων, της κατάλληλης υποδοχής και της διαμονής αυτών. 

                                                                                                                  

Fundraising:

                                                                                                             

Ένα άτομο στην θέση αυτή θα συμβάλει προσυνεδριακά στον εμπλουτισμό της λίστας των πιθανών χορηγών με εταιρείες και καταστήματα που συνάδουν με το όραμα του συνεδρίου και την θεματική αυτού. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου θα βοηθάει στη διαχείριση των χορηγιών που έχουμε λάβει καθώς και στην διασφάλιση της τήρησης των ανταποδοτικών οφελών που έχουμε συνεννοηθεί με τους συνεργάτες μας.

                                                                                                       

Logistics & Material:

                                                                                                 

Η ομάδα αυτή θα συμβάλει στην οργάνωση του απαραίτητου υλικού για το συνέδριο. Συγκεκριμένα, θα είναι υπεύθυνη για την καταγραφή του ήδη υπάρχοντος υλικού του σωματείου από προηγούμενες δράσεις και μεταφορά αυτού στον χώρο διεξαγωγής του φόρουμ. Παράλληλα θα συμμετέχει στην πραγματοποίηση έρευνας αγοράς και τη συνακόλουθη αγορά του απαραίτητου επιπλέον υλικού. Ταυτόχρονα, αρμοδιότητά του θα είναι και ο ανάλογος διαχωρισμός του υλικού ανά τις ημέρες της δράσης και ενδοσυνεδριακά η καθημερινή διαχείριση και καταγραφή αυτού. 

                                                                                                                

Accommodation, Transport & Venues:

                                                                                                 

Κύριες αρμοδιότητες αποτελούν το πλάνο μετακινήσεων για το οποίο θα δημιουργηθεί χάρτης ώστε να λειτουργεί βοηθητικά τόσο για τα μέλη που θα στελεχώσουν την ομάδα  αυτή  καθώς και για τα υπόλοιπα μέλη που θα απαρτίζουν τη Οργανωτική Ομάδα. Επιπλέον αρμοδιότητα του τομέα είναι η συμβολή στον επικείμενο έλεγχο πως οι χώροι πληρούν τις προϋποθέσεις για να χρησιμοποιηθούν για τις ανάγκες του συνεδρίου. Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί από την ομάδα κατά την προσυνεδριακή έρευνα για τις εξελίξεις και τους περιορισμούς που εφαρμόζονται σε κλειστούς χώρους και μέσα μεταφοράς εξαιτίας του COVID-19, ώστε κάθε κανόνας ασφαλείας να τηρηθεί από το Φόρουμ και τους συνεργάτες του. Τέλος, κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, θα φροντίσει τη σωστή κατανομή των εργασιών στους χώρους που έχουν μας παραχωρηθεί, αλλά και για την ομαλή διεκπεραίωση των μεταφορών. 

                                                                                                           

Food:

                                                                                             

Προσυνεδριακά, αρμοδιότητά της ομάδας θα είναι η επιμέλεια των πλάνων διατροφής και συνεργασία με τον τομέα του Fundraising για την κατοχύρωση πιθανών συνεργασιών και χορηγιών σε είδος. Το πλάνο διατροφής θα πρέπει να είναι πλήρες και να καλύπτει τις ενεργειακές ανάγκες των συμμετεχόντων παρέχοντας επιλογές για άτομα με δυσανεξίες και διατροφικές ιδιαιτερότητες. Κατά τη διάρκεια του συνεδρίου θα φροντίσει την τήρηση του πλάνου αλλά και τη σωστή διανομή φαγητού και ποτού σε κάθε γεύμα ή Coffee Break. 

                                                                                                

Technical Support:

                                                                                                

Θα επιμεληθεί την οπτική ταυτότητα καθώς επίσης και θέματα μορφοποίησης σε επίσημα έγγραφα, όπως το ενημερωτικό φυλλάδιο του συνεδρίου. Παράλληλα, θα μπορεί να συμβάλει στην αποτελεσματικότερη διαχείριση των σελίδων κοινωνικής δικτύωσης του forum, με στόχο την αποτελεσματικότερη προώθηση αυτού. Επιπρόσθετα, θα συμμετέχει στην διαμόρφωση της  εφαρμογής  για το φόρουμ αλλά και για την εξέλιξη αυτού. Πρόσβαση σε αυτή την εφαρμογή θα έχουν άμεσα οι συμμετέχοντες σκανάροντας ένα QR code που θα βρίσκεται στο badge τους. Η δημιουργία των QR codes αποτελεί και αυτή υπευθυνότητα του 

παρόν τομέα. Τα παραπάνω θα διεκπεραιωθούν με βοήθεια από την ΔΕΣ, αλλά και από άτομα με αντίστοιχη εμπειρία. 

                                                                                                                  

COVID-19 Task Force:

                                                                                                      

Λαμβάνοντας υπόψη τις δύσκολες συνθήκες διεξαγωγής του συνεδρίου το οποίο θα είναι ένα απ’τα πρώτα συνέδρια που θα γίνουν δια ζώσης, της ομάδας αυτής θα αποτελεί μία ομάδα υπεύθυνη για την εποπτεία τήρησης των μέτρων καθώς και για την διεκπεραίωση υποχρεώσεων που αφορούν τον κορονοϊό.

                                                                                                                 

Απαιτήσεις και Υποχρεώσεις 

                                                                                                           

Για την Οργανωτική Ομάδα του TIF’21 ψάχνουμε άτομα από ποικίλα περιβάλλοντα και με διαφορετικές εμπειρίες ώστε να στελεχωθεί ένα σύνολο ικανό να φέρει εις πέρας τις απαραίτητες προσυνεδριακές και ενδοσυνεδριακές αρμοδιότητες. Κάθε υποψήφιος είναι σημαντικό να διαθέτει όρεξη, υπευθυνότητα και αφοσίωση απέναντι στην πραγμάτωση της δράσης. Ακόμα, θα εκτιμηθεί οποιαδήποτε εμπειρία η γνώση σχετική με το αντικείμενο των προαναφερθέντων τομέων που προέρχεται από δράσεις εντός ή εκτός του ΕΚΝ. 

                                                                                                

Το μέλος της Οργανωτικής Ομάδας  αποτελεί σημαντικό κομμάτι του TIF’21 καθώς εμπλουτίζει το όραμά μας και φροντίζει όλοι να περνάνε καλά με ασφάλεια. Οι υποχρεώσεις της ομάδας θα είναι κατανεμημένες χρονικά και ανά τομέα ώστε να μην επιβαρυνθεί κάποιο μέλος σε υπερβολικό βαθμό. Η επικοινωνία με τα μέλη της ΔΕΣ αλλά και τους υπόλοιπους διοργανωτές θα είναι συχνή και θεωρείται σημαντικό η ΔΕΣ να μπορεί να βασιστεί στα μέλη της ομάδας ώστε να τηρηθούν χρονοδιαγράμματα και οι χρονικές διορίες. Ακόμα, η παρουσία των μελών στα προκαθορισμένα training που θα πραγματοποιηθούν στην Θεσσαλονίκη ή διαδικτυακά κρίνεται σημαντική αν όχι απαραίτητη. Οι εκπαιδευτικές δράσεις (trainings) θα λάβουν χώρα έπειτα από επικοινωνία με την ομάδα για την εύρεση της βέλτιστης ημερομηνίας. 

                                                                                                                        

Η υπόσχεσή μας προς εσάς... 

                                                                                                               

Δικό μας στόχο και δέσμευση απέναντι στην Οργανωτική Ομάδα αποτελεί η μύηση των ατόμων αυτών στον κόσμο του ΕΚΝΕ και στις διαδικασίες διοργάνωσης μίας δράσης διεθνούς βεληνεκούς. Θέλουμε να δώσουμε την ευκαιρία τόσο σε νεότερα μέλη όσο και σε πιο έμπειρα να κυνηγήσουν προσωπικές φιλοδοξίες και να δημιουργήσουν στα πλαίσια μιας ομάδας που λειτουργεί σε μία ζώνη ισορροπίας διασκέδασης και παραγωγικής εργασίας. Προσδοκούμε να συμβάλουμε όλοι στο όραμα που εμείς ονομάσαμε TIF’21 και η διεκπεραίωση του να αποτελέσει προσωπικό στοίχημα όλων μας. Τέλος ελπίζουμε η πληρέστερη κατανόηση της διαδικασίας οργάνωσης μιας δράσης να οδηγήσει στη μελλοντική ανάληψη πρωτοβουλιών στα πλαίσια του σωματείου από τα μέλη της Οργανωτικής ώστε να συνεχιστεί η μετάδοση εμπειριών και γνώσεων που έχουμε όλοι βιώσει και ονομάζουμε “EYP spirit”. 

                                                                                                                                   

Αναμένουμε να διαβάσουμε τις αιτήσεις σας και να ξεκινήσουμε μαζί το “reboost” του Thessaloniki International Forum.

                                                                                                            

« back

CONTACT

Contact us by sending a message to our social media profiles or email

web: www.eypgreece.org
email: info@eypgreece.org

SOCIAL MEDIA

© Developed by Jetnet